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鳴謙影視
影像檔案管理UPTATED:2021/12/23

(一) 使用手工檔案管理的弊端。

手工檔案管理的弊端在工商、稅務、金融、保險等行業(yè)都會存在一定弊端:第一,紙質檔案經過多次翻閱查詢,容易損壞;第二,檔案的整理、編纂工作耗時費力造成檔案管理人員勞動強度大,檔案資料管理困難;第三,查詢比較慢,無法實現多人共享,造成查詢效率低;第四:無法與業(yè)務系統及辦公系統配合使用,信息流程斷檔等。

( 使用檔案影像管理系統的必要性。

針對原始的手檔案管理中存在的問題, 目前不少機關企業(yè)采用了檔案影像化管理銀行業(yè)的同仁普遍認為影像系統最大的好處就是提高了檔案管理效率。稅務部門感覺有了檔案影像系統,查詢、提取納稅戶檔案又快又準確,讓他們從繁重的整理工作中解脫出來,有更多時間和精力投入稅源管理中。保險企業(yè)的同志曾說,人身保險檔案的特點是時間長,投保人與日俱增,導致庫存壓力越來越大。

自從有了檔案影像系統,紙質檔案資料在完成掃描后,就被真空包裝封存,幾乎不再受溫濕度、獲塵等環(huán)境因素的影響,延長r 檔案資料的壽命,同時打包封存的資料不用裝盒裝箱,所占空間不到原來的三分之一,解決了人身保險檔案存期長、庫存壓力大的問題。使用檔案影像管理系統的好處是,第一,實現各類票據、檔案存儲、管理和查詢的電子化,提升票據的保存質量;第二,規(guī)范檔案管理流程.減少業(yè)務資料處理過程的人工干預;第三,確保數據處理過程及處理結果的完整性和可靠性,提高票據和檔案材料的檢索速度;第四,通過對檔案的科學管理及高效利用,從而節(jié)省人力、物理和空間,節(jié)約成本、提高工作效率和單位服務水平。



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